Как я сделал свою работу с Evernote эффективной


Блокноты

Evernote к сожалению поддерживает организацию блокнотов только на двух уровнях. Каталог и сам блокнот. Придя в Evernote с Dropbox и папка-файловой организации было очень неудобно. Первым делом я создал целую кучу блокнотов. 

Сильно мешало то, что один документ нельзя поместить в несколько разных блокнотов. 

Со временем читая разные статьи по эффективной работе в Evernote я пришел к концепции уменьшения количества блокнотов. В физическом мире каждый блокнот это условно говоря шкаф. Ведь вам не нужно так уж много разных шкафов для документов? А с помощью меток удалось создать связь между документами, которую раньше я делал с помощью блокнотов. 

Сейчас у меня три каталога верхнего уровня:

  • Personal

  • Work

  • Home

Так же на верхнем уровне находится специальный блокнот «- Inbox» в который попадают все новые заметки из браузера (в 2018 я практически перестал этим пользоваться т.к. Web Clipper дает результат хуже, чем мне нужно) из IFTTT, а так же с помощью бота-помощника  и которые ждут своей очереди для обработки. 

Пока в каждом из каталогов пока остается довольно много блокнотов, но я постепенно уменьшаю их количество и в недостижимой перспективе должны остаться только блокноты Personal, Work и Home, а каталоги вообще исчезнуть. 

Не смотря на то, что блокнотов должно быть очень мало, допускается создание блокнотов типа «Путешествие Франция-Германия 2014» чтобы во время поездки работать с ним (очень удобно включить на телефоне и планшете опцию Download Offline), а потом разобрать на части: чеки, билеты, интересные места, путевые заметки что-то станет тегами, что-то пойдет в целевой блокнот. На все-все можно навесить тег «Путешествие Франция-Германия 2014», чтобы можно было легко найти всею информацию, которая к нему относится. Еще одна причина по которой он создается как блокнот, чтобы можно было работать совместно и шарить его. 

Записи

Записи бывают в общем случае четырех типов. 

## Фото на телефон

Это всевозможные документы, чеки, выписки и т.д. все то что я снимаю на камеру телефона через отдельное замечательное приложение от Evernote — Scannable

## Заметки которые я создаю руками

Эта заметка — отличный пример такой заметки которую я написал сам нажав на «New Note» в Evernote. 

## Сохраненные страницы из Web

Тут огромную роль играет внешняя интеграция как в виде плагина Evernote в браузере, так и Pocket + IFTTT подробнее про которые см. Как я настроил работу с IFTTT.

Там же в обсуждении рецепта более детально про вещь с которой я пока не разобрался — это почему некоторые такие заметки в Evernote сохраняются вместе с картинками, которые встроены в саму запись, а некоторые картинки остаются ссылками на внешние ресурсы. 

Цель таких заметок в отличие от закладок в браузере — это сохранение всей заметки вместе со всем что к ней прилагается вместе с картинками, т.к. сайты имеют свойство менять url или вообще прекращать свое существование. 

## Автоматические заметки

Начиная с заметок которые создаются при отправке на специальный Evernote-адрес и заканчивая все тем же самым IFTTT и ботом-помощником. 

Метки

## Выбор спец-символов

Как и в случае в организацией блокнотов очень помогла полезная статья на эту тему см. Майкл Хайятт: Как я систематизировал Evernote — взгляд на мою личную систему из нее я взял:

  • Идею с тем что у меток должны быть префиксы

  • Иерархическую организацию меток

  • Идею что блокнотов должно быть как можно меньше

Символ ^ не очень нравится, т.к. его сложно набрать на iOS и на русском нужно переключаться. Вот список символов на разных раскладках + iOS

!»№;%:?*()_+

!@#$%^&*()_+

$!~&=#[].-_+

Идеально подходит %, но похоже, что он используется Evernote как системный, потому что при его наборе появляются все теги в списке. Поэтому я выбрал символ «+» для конкретной метки и символ «.» чтобы выстраивать иерархию меток. 

## Примеры моих меток

Сейчас у меня на почти 12 тыс. заметок в Evernote используется 4 сотни меток. Просто для примера: 

  • +annotation — заметка которая объединять другие заметки. Например можно отсканировать 5 документов все они отдельно, но создать еще одну заметку в которой расписать где когда и как были использованы эти документы. 

  • +task-without-ticket — для заметок типа task, project если еще не была создана задача в jira, redmine и т.д. 

  • +task-complete — для заметок типа task, project если задача завершена

  • +current — для рабочих заметок над которыми сейчас идет работа

  • +access — в заметке упоминается информация о каких-то доступах и так далее

  • +wiki — если это для или из wiki

  • +project-*** — метка под определенный проект. Например project-2015-summer-wtmt

  • +agenda — повестка недели

  • +meeting — результат встречи

  • +public — заметка находится в публичном доступе

  • +article — заметка которую надо прочитать. Сделать статусы типа прочитано или не прочитано??? 

  • +note — кусочек информации, запись относящаяся к чему-то

  • +report — какой-то подготовленный отчет

  • +email — если заметка была отправлена по электронной почте или это письмо

  • +form-template — шаблон какой-то формы

  • +form-fill — заполненная форма

  • +contract — договор

  • .plastic-card — некая пластиковая карточка (видите точку — это значит что сама эта метка не навешивается, а навешиваются дочерние метки)

  • +history — для истории. Оригинала больше нет. 

  • +speech — речь.

  • +idea — какая-то идея. Или мысль, обычно не оформленная в виде задачи. В идеале все идеи должны во что-то превращаться. Надо продумать цепочку может стоит сделать тег idea-на-помойку. 

  • +processed — для статей помечаю те из которых все интересное и полезное вытащил

В каждом блокноте я создаю заметку «Что это» и выставляю ей дату в далекое будущее 01 января 3000 года. Внутри описываю правила работы с этим блокнотом: что должно в него попадать, а что не должно. В каких ситуациях какие теги нужно навешивать и т.д. 

Специальная метка EverMind отвечает за то чтобы запись автоматически была опубликована в моем блоге более детально см.  Как я настроил блог на WordPress

## Муки классификации

Построение отличного классификатора — это очень сложная задача. Нужно суметь так разложить все по полочкам, чтобы потом не путаться самому и чтобы это не было избыточно, но при этом достаточно полно. 

Вот есть у вас машина. Начиная с договора купли-продажи и заканчивая всякими прохождениями ТО, страховками и т.д. надо как-то помечать, чтобы потом можно было быстрой найти нужное. Какую метку использовать «+Машина» или «+Авто» так чтобы не путаться и не вспоминать каждый раз какое решение было принято? 🙂 В моем случае еще усугубляется англицизмами и вообще английскими словами. 

У каждой заметки есть тип того, что она представляет:

  • +Receipt — обычный кассовый чек

  • +Article — какая-то статья

  • +Документ — какой-то документ из реального мира (паспорт, договор с банком) 

  • +Вещь — фотография какой-то вещи (например чтобы записать куда она убрана: в гараж, на дачу или на балкон)

  • … и т.д.

Каждый из типов может порождать уточняющие метки, например для «+Вещь» это могут быть:

  • +Игрушка

  • +Обувь

  • +Одежда

  • … и т.д.

Ну и так далее, очевидно. В этом плане удобно, что в Evernote есть иерархии для меток. Хотя некоторые метки для удобства могут становиться блокнотами. Кажется достаточно логичным создать отдельный блокнот «Вещи» чтобы не смешивать в одном пространстве и сканы паспортов и купленные 10 лет назад и до сих пор отлично выглядящие ботинки Ecco. 

С типом мы разобрались, дальше есть кто и кому. Такое название выбрано специально, чтобы быть максимально нейтральным. Начнем с простого «кому» — ну это плюс-минус понятно, что или указание метки с именем конкретного человека или организации (для рабочих заметок).

Чуть сложнее с «кто«, поэтому на примерах:

  • +Рокетбанк — для выписок, договора с банком и т.д. (но не чеков) для конкретного банка

  • +Перекресток — для чеков из этого конкретной сети магазинов

  • +РогаКопыта — для трудового договора, заявлений на отпуска, выписок НДФЛ2 и т.д. и т.п. с текущим работодателем

  • +Заправка — если мы заправляемся в разных местах и не придаем внимания конкретному бренду (очевидно что у вас вместо +Перекресток может быть +Продуктовый, а вместо +Заправка конкретные +BP, +Лукойл, +Роснефть и т.д.)

  • … и т.д.

«Кто» и «кому» могут меняться местами т.е. они никак в этой роли не закреплены иерархией или как-то еще. 

И наконец-то нечто опциональное с названием «как/каким образом» (контекст). В моем случае он чаще всего является каким-то специальным тегом из разряда +project-xxx или +travel-yyy. 

Резюме: для каждой заметки мы отвечаем на вопросы «кто что кому как«.

Пример 1. Чек из магазина:

  • Кто: +Перекресток

  • Что: +Receipt

  • Кому: +Дима (я обычно не использую)

  • Как: +Тинькофф

  • Блокнот: Финансы

Пример 2. Бумажное письмо с предложением кредитной карты

  • Кто: +AmericanExpress

  • Что: +MailMarketing

  • Кому: +Дима (я обычно не использую)

  • Как: … (я обычно не использую)

  • Блокнот: Personal

Пример 3. Инструкция к «сортеру»

  • Кто: +Фирма

  • Что: +Инструкция (я обычно не использую т.к. пойдет в блокнот практически одноименный этой метке)

  • Кому: +Софья (я обычно не использую)

  • Как: +Игрушка (тут лучше вопрос не «Как», а «К чему применимо»)

  • Блокнот: Документация

Пример 4. Фотография «сортера»

  • Кто: +Фирма

  • Что: +Игрушка

  • Кому: +Софья

  • Как: …

  • Блокнот: Игрушки

Важно: на каждый из вопросов не обязательно отвечать одной меткой. Все зависит от подхода, но для себя я выбор сделал в пользу иерархии тегов т.к. это делает классификацию более строгой и не нужно ломать голову — я уже начал отдельно отмечать заправки на +BP или помечаю и их просто как +Заправка. 

Чего не хватает Evernote

## Что ссылается

Очень не хватает возможности зайти в заметку «Паспорт Заграничный» и увидеть какие заметки на нее ссылаются, а таких заметок будет много т.к. скан паспорта или оригинал приходится много где использовать. Т.е. это будет и заметка «Получение Шенгенской визы» и заметка «Как я открывал счет в банке США».

## Легкая возможность сослаться

В wiki очень удобно набрать специальный символ, чтобы включился встроенный режим поиска документа для вставки в текст. Я пишу заметку про «Получение Шенгенской визы» со списком внутри «Что взять с собой» и хочу не просто написать «Паспорт Заграничный», а использовать ссылку на соответствующий документ. Сделать сейчас это очень неудобно. 

## Удобство в использовании иерархии меток

Раз уж такая возможность есть, то я хочу чтобы при поиске по тегу «.plastic-card» находились все документы которые помечены и картой +Рокетбанк и картой +Тинькофф. Сюда же я бы добавил удобство указаний конкретной дочерней метки. Т.е. я начал вбивать «.plastic-card» и там же сразу вижу варианты выбрать конкретную карту.

Про то что раздел просмотра и управления тегами неудобный совершенно — я молчу. 

Из того что иерархия меток сейчас это «бантик сверху» следует невозможность использования одинаковой метки в разных контекстах. Если я использую +Рокетбанк чтобы помечать все чеки сделанные этой картой, выписки от банка и все остальное, то не смогу завести такую же метку, но в блокноте «Примеры классного SMM». Помечать их тегом из иерархии .plastic-card как-то не очень. 

## Скорость интерфейса

Я могу нажать на иконку Label чтобы появился фильтр для текущего блокнота со списком меток и он будет грузиться больше 5 секунд. Хорошо бы конечно мгновенно показывать. Но что  ухудшает ситуацию — если я начну вбивать название метки ДО того как он прогрузит список, то ничего не найдется. Это вот прям вообще «вымораживает». 

## Правила

Я хочу иметь правила и способы их соблюдения. Например в блокноте «Финансы» на каждой заметке обязательно должна быть 1 метка из иерархии .plastic-card. 

… продолжение следует

Нашли ошибку? Выделите и нажмите Ctrl+Enter.

Оставьте комментарий

Войти с помощью: 

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *