Dmitry Vorobyev

Как я сделал свою работу с Evernote эффективной

VoDmAl

Блокноты

Evernote к сожалению поддерживает организацию блокнотов только на двух уровнях. Каталог и сам блокнот. Придя в Evernote с Dropbox и папка-файловой организации было очень неудобно. Первым делом я создал целую кучу блокнотов. 

Сильно мешало то, что один документ нельзя поместить в несколько разных блокнотов. 

Со временем читая разные статьи по эффективной работе в Evernote я пришел к концепции уменьшения количества блокнотов. В физическом мире каждый блокнот это условно говоря шкаф. Ведь вам не нужно так уж много разных шкафов для документов? А с помощью меток удалось создать связь между документами, которую раньше я делал с помощью блокнотов. 

Сейчас у меня три каталога верхнего уровня:

Так же на верхнем уровне находится специальный блокнот “- Inbox” в который попадают все новые заметки из браузера (в 2018 я практически перестал этим пользоваться т.к. Web Clipper дает результат хуже, чем мне нужно) из IFTTT, а так же с помощью бота-помощника  и которые ждут своей очереди для обработки. 

Пока в каждом из каталогов пока остается довольно много блокнотов, но я постепенно уменьшаю их количество и в недостижимой перспективе должны остаться только блокноты Personal, Work и Home, а каталоги вообще исчезнуть. 

Не смотря на то, что блокнотов должно быть очень мало, допускается создание блокнотов типа “Путешествие Франция-Германия 2014” чтобы во время поездки работать с ним (очень удобно включить на телефоне и планшете опцию Download Offline), а потом разобрать на части: чеки, билеты, интересные места, путевые заметки что-то станет тегами, что-то пойдет в целевой блокнот. На все-все можно навесить тег “Путешествие Франция-Германия 2014”, чтобы можно было легко найти всею информацию, которая к нему относится. Еще одна причина по которой он создается как блокнот, чтобы можно было работать совместно и шарить его. 

Записи

Записи бывают в общем случае четырех типов. 

Фото на телефон

Это всевозможные документы, чеки, выписки и т.д. все то что я снимаю на камеру телефона через отдельное замечательное приложение от Evernote – Scannable. 

Заметки которые я создаю руками

Эта заметка — отличный пример такой заметки которую я написал сам нажав на “New Note” в Evernote. 

Сохраненные страницы из Web

Тут огромную роль играет внешняя интеграция как в виде плагина Evernote в браузере, так и Pocket + IFTTT подробнее про которые см. Как я настроил работу с IFTTT.

Там же в обсуждении рецепта более детально про вещь с которой я пока не разобрался — это почему некоторые такие заметки в Evernote сохраняются вместе с картинками, которые встроены в саму запись, а некоторые картинки остаются ссылками на внешние ресурсы. 

Цель таких заметок в отличие от закладок в браузере — это сохранение всей заметки вместе со всем что к ней прилагается вместе с картинками, т.к. сайты имеют свойство менять url или вообще прекращать свое существование. 

Автоматические заметки

Начиная с заметок которые создаются при отправке на специальный Evernote-адрес и заканчивая все тем же самым IFTTT и ботом-помощником. 

Метки

Выбор спец-символов

Как и в случае в организацией блокнотов очень помогла полезная статья на эту тему см. Майкл Хайятт: Как я систематизировал Evernote — взгляд на мою личную систему из нее я взял:

Символ ^ не очень нравится, т.к. его сложно набрать на iOS и на русском нужно переключаться. Вот список символов на разных раскладках + iOS

!”№;%:?*()_+

!@#$%^&*()_+

$!~&=#[].-_+

Идеально подходит %, но похоже, что он используется Evernote как системный, потому что при его наборе появляются все теги в списке. Поэтому я выбрал символ “+” для конкретной метки и символ “.” чтобы выстраивать иерархию меток. 

Примеры моих меток

Сейчас у меня на почти 12 тыс. заметок в Evernote используется 4 сотни меток. Просто для примера: 

В каждом блокноте я создаю заметку “Что это” и выставляю ей дату в далекое будущее 01 января 3000 года. Внутри описываю правила работы с этим блокнотом: что должно в него попадать, а что не должно. В каких ситуациях какие теги нужно навешивать и т.д. 

Специальная метка EverMind отвечает за то чтобы запись автоматически была опубликована в моем блоге более детально см.  Как я настроил блог на WordPress. 

Муки классификации

Построение отличного классификатора – это очень сложная задача. Нужно суметь так разложить все по полочкам, чтобы потом не путаться самому и чтобы это не было избыточно, но при этом достаточно полно. 

Вот есть у вас машина. Начиная с договора купли-продажи и заканчивая всякими прохождениями ТО, страховками и т.д. надо как-то помечать, чтобы потом можно было быстрой найти нужное. Какую метку использовать “+Машина” или “+Авто” так чтобы не путаться и не вспоминать каждый раз какое решение было принято? 🙂 В моем случае еще усугубляется англицизмами и вообще английскими словами. 

У каждой заметки есть тип того, что она представляет:

Каждый из типов может порождать уточняющие метки, например для “+Вещь” это могут быть:

Ну и так далее, очевидно. В этом плане удобно, что в Evernote есть иерархии для меток. Хотя некоторые метки для удобства могут становиться блокнотами. Кажется достаточно логичным создать отдельный блокнот “Вещи” чтобы не смешивать в одном пространстве и сканы паспортов и купленные 10 лет назад и до сих пор отлично выглядящие ботинки Ecco. 

С типом мы разобрались, дальше есть кто и кому. Такое название выбрано специально, чтобы быть максимально нейтральным. Начнем с простого “кому” – ну это плюс-минус понятно, что или указание метки с именем конкретного человека или организации (для рабочих заметок).

Чуть сложнее с “кто“, поэтому на примерах:

“Кто” и “кому” могут меняться местами т.е. они никак в этой роли не закреплены иерархией или как-то еще. 

И наконец-то нечто опциональное с названием “как/каким образом” (контекст). В моем случае он чаще всего является каким-то специальным тегом из разряда +project-xxx или +travel-yyy. 

Резюме: для каждой заметки мы отвечаем на вопросы “кто что кому как“.

Пример 1. Чек из магазина:

Пример 2. Бумажное письмо с предложением кредитной карты

Пример 3. Инструкция к “сортеру”

Пример 4. Фотография “сортера”

Важно: на каждый из вопросов не обязательно отвечать одной меткой. Все зависит от подхода, но для себя я выбор сделал в пользу иерархии тегов т.к. это делает классификацию более строгой и не нужно ломать голову – я уже начал отдельно отмечать заправки на +BP или помечаю и их просто как +Заправка. 

Чего не хватает Evernote

Что ссылается

Очень не хватает возможности зайти в заметку “Паспорт Заграничный” и увидеть какие заметки на нее ссылаются, а таких заметок будет много т.к. скан паспорта или оригинал приходится много где использовать. Т.е. это будет и заметка “Получение Шенгенской визы” и заметка “Как я открывал счет в банке США”.

Легкая возможность сослаться

В wiki очень удобно набрать специальный символ, чтобы включился встроенный режим поиска документа для вставки в текст. Я пишу заметку про “Получение Шенгенской визы” со списком внутри “Что взять с собой” и хочу не просто написать “Паспорт Заграничный”, а использовать ссылку на соответствующий документ. Сделать сейчас это очень неудобно. 

Удобство в использовании иерархии меток

Раз уж такая возможность есть, то я хочу чтобы при поиске по тегу “.plastic-card” находились все документы которые помечены и картой +Рокетбанк и картой +Тинькофф. Сюда же я бы добавил удобство указаний конкретной дочерней метки. Т.е. я начал вбивать “.plastic-card” и там же сразу вижу варианты выбрать конкретную карту.

Про то что раздел просмотра и управления тегами неудобный совершенно – я молчу. 

Из того что иерархия меток сейчас это “бантик сверху” следует невозможность использования одинаковой метки в разных контекстах. Если я использую +Рокетбанк чтобы помечать все чеки сделанные этой картой, выписки от банка и все остальное, то не смогу завести такую же метку, но в блокноте “Примеры классного SMM”. Помечать их тегом из иерархии .plastic-card как-то не очень. 

Скорость интерфейса

Я могу нажать на иконку Label чтобы появился фильтр для текущего блокнота со списком меток и он будет грузиться больше 5 секунд. Хорошо бы конечно мгновенно показывать. Но что  ухудшает ситуацию – если я начну вбивать название метки ДО того как он прогрузит список, то ничего не найдется. Это вот прям вообще “вымораживает”. 

Правила

Я хочу иметь правила и способы их соблюдения. Например в блокноте “Финансы” на каждой заметке обязательно должна быть 1 метка из иерархии .plastic-card. 

… продолжение следует

Exit mobile version