Помогающий удаленно работать бот для Телеграм


Вступление

В 2018 году очень популярной была тема написания своих ботов, не обошла она и меня стороной и я решил написать своего собственного помощника. Чуть больше технических деталей см. в черновике Небольшая история написания бота для Telegram.

Около года я развивал бота исключительно под свои потребности и автоматизацию рутинных операций, выполнение которых удобнее всего было выполнять в виде чата. В 2019 моя команда перешла на удаленную работу и возникла потребность в понимании кто сейчас работает, кто отошел пообедать, а кто уже ушел «домой». Это была одна из вещей которые мой бот уже почти умел к тому времени и после небольшой доработки у бота появились и другие пользователи кроме меня.

Текущая ситуация с коронавирусом (COVID-19) и то что большому количеству людей приходится в довольно экстренном порядке учиться эффективно работать удаленно побудило меня написать эту заметку. Вдруг кому-то понравится используемый нашей командой подход. 

Что умеет бот

Когда-нибудь я напишу заметку о всех возможностях бота (сейчас их около дюжины), но в этой заметке мы коснемся только того, что помогает эффективнее работать удаленно. 

Баланс жизни и работы

У всех разные подходы к работе, а так же разные требования у работодателя. Кто-то приходит в 10 в офис и уходит по часам в 19, а кто-то приходит все время в разное время и уходит в разное. Я практически всегда относился ко второй группе и чтобы хоть как-то держать под контролем переработки и с более легкой совестью, например, уйти во вторник в баню в 17 вечера (придя в офис при этом в 11-30), я с незапамятных времен вел лог: когда пришел, когда ушел. Файлик когда-то хранился на флешке, которую я всегда носил с собой, потом перекочевал в Dropbox, а в эру ботов было совершенно логично перевести это в него. 

Но файлик это просто файлик. Хочешь — записал, забыл — не записал. А бот может тебя дергать. Требовать от тебя записать время когда ты пришел на работу. А по мере приближения 8 часов проведенных на работе он может начать тебе напоминать, что пора бы закончить рабочие дела и собираться домой.

Для тех кто только-только осваивает тонкости удаленной работы, читает статьи типа десяти советов начинающим эта возможность моего бота может очень сильно помочь с соблюдением work-life balance. Когда ты в офисе, то официально понятно когда ты начал работать. А когда ты дома, то вроде и не ясно. Бот вносит ясность. Прислал ему отметку что сегодня начал работать — пошел отсчет. Прислал отметку об окончании рабочего дня — ну вроде как выполнил ритуал по уходу домой.

У вас не будет ощущения что вы работаете больше чем раньше или меньше чем раньше. Вы будете точно знать сколько вы проработали сегодня. Бот поможет вам с этим. 

Добавляем родных

Если у вас есть бот, который знает что вы пошли домой, то почему бы не возложить на него отправку сообщения вашей второй половинке «Я домой/Выхожу/Скоро буду»? Есть у бота такая возможность. Как только пройдет около 10 минут с момента отправки боту сообщения о том что вы закончили — он отправит уведомление тем людям, которых вы ему укажете. 

Почему сообщение отправляется не сразу, а через 10 минут? Возможно у меня слишком часто бывают ситуации когда ты уже собрался домой, но что-то остановило или задержало. Так что эти 10 минут даются вам на принятие решения что вы все еще продолжаете работать. Такое бот тоже умеет и корректно обрабатывает. 

Важность перерывов

Почему нельзя непрерывно сидеть за компьютером много часов подряд написано много статей, которые к сожалению, я прочитал уже после того как столкнулся с последствиями. Поэтому я добавил в бота неотключаемую функцию по постоянному напоминанию о необходимости сделать перерыв и выйти на улицу: чуть-чуть размяться, переключить контекст с текущей задачи на окружающую действительность.  

Удаленна работа, когда не нужно ехать в офис, когда вы возможно не следуя рекомендациям остаетесь в домашней одежде, да еще и сейчас, когда любой выход на улицу с толпами зараженных коронавирусом зомби сопряжен с опасностью жизни и здоровью, заставлять себя встать и размяться может быть значительно сложнее чем в офисе. В офисе например можно постоять поговорить с коллегой в коридоре или на кухне. 

В общем бот будет вас пинать делать перерыв как минимум каждые 2.5 часа. Он корректно учтет это время как нерабочее, а если вы вернувшись с перерыва забудете отправить боту изменившийся статус, то он так же будет вам напоминать о затянувшемся по его мнению вашем перерыве. 

Добавляем коллег

Когда ты сидишь в офисе, то достаточно поднять голову чтобы увидеть что Васи нет на рабочем месте, а все остальные сидят и работают. Когда все находятся удаленно с этим возникает проблема. Делится она на две части. 

Психологическая составляющая заключается в отсутствии чувства локтя, сопричастности, что все вместе сидят и работают. И тут бот помогает т.к. дает возможность собираться своим пользователям в рабочие группы. Пусть это буквы в мессенджере, но когда бот присылает сводку кто сейчас работает, кто отошел, кто собирается скоро домой — это сильно помогает. 

Практическая составляющая в том что ты просто знаешь кто в моменте работает, а кто в отпуске или отошел. Написал сообщение Сереге, а он не отвечает на вопрос? Через бота можно узнать чем занят Серега, стоит ли ему звонить или просто подождать когда вернется с перерыва. Для супер-руководителей, которые не хотят выгорания своих сотрудников, бот делает возможным узнать перед тем как задавать вопрос по работе — а сколько уже человек работает, вдруг ему скоро домой или он уже переработал норму? 

Кроме этого бота можно попросить уведомить человека при возращении к рабочим обязанностям о том что его ждут. То есть вам не нужно отслеживать когда человек вернется, он сам напишет вам т.к. ему об этом сообщит бот. Тут мы плавно переходим к следующему разделу о приватности. 

Приватность и личные границы

Бот создан так чтобы не стать средством контроля других участников команды или подчиненных. Если вы ушли домой не отработав сегодня 8 часов — он не выдаст точное время никому кроме вас. Точно так же он не сообщает о количестве и продолжительности перерывов, о том когда именно человек пришел на работу. Только проведенное время. 

Так же каждому участнику рабочей группы задается «никнейм», т.е. сторонний наблюдатель при должном выборе кличек тоже никаких выводов не сможет сделать. 

В общем самым лучшим индикатором должно быть то, что я пользовался и отмечал свое время работы в боте долгое время единолично, а потом добавил в бота всю свою команду и продолжил им пользоваться ровно так же как делал этого до этого. 

Как установить

Находите в Telegram бота с именем VoDmAlBot (https://t.me/vodmalbot/) и дальше просто следуете его подсказкам по работе с командой /location. Можно отправить заглавную “L”, т.к. часто приходится пользоваться ботом с телефона и там чем короче сообщение тем удобнее. 

Для полноты картины, наверное, осталось приложить несколько снимков экрана работы с ботом. В комментариях готов ответить на вопросы и принять пожелания по доработке бота. 

Начало рабочего дня: бот через какое-то время запоминает во сколько вы начинаете работать и присылает сообщение заранее. Но я только на прошлой неделе начал работать из дома, время в пути сократилось и поэтому пока сам посылаю боту команду о старте рабочего дня. И заглавная L и маленькая w — все сделано для того чтобы удобно было набирать команду с телефона, например, когда вы вышли из офиса. 

Комнда L w

Чтобы узнать сколько я уже сегодня работаю, когда были перерывы, а так же получить отчет об остальных участниках ваших рабочих групп нужно отправить боту еще одну команду, результат которой выглядит примерно следующим образом. 

Команда L?

В конце рабочего дня бот присылает статистику за сегодня, хвалит или ругает за количество сделанных перерывов, а так же если вы это настроите сохраняет данный день в ваш Dropbox и уведомляет людей о том что вы пошли домой. 

Команда L h

Нашли ошибку? Выделите и нажмите Ctrl+Enter.

Оставьте комментарий

Войти с помощью: 

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *