Блокноты
Evernote к сожалению поддерживает организацию блокнотов только на двух уровнях. Каталог и сам блокнот. Придя в Evernote с Dropbox и папка-файловой организации было очень неудобно. Первым делом я создал целую кучу блокнотов.
Сильно мешало то, что один документ нельзя поместить в несколько разных блокнотов.
Со временем читая разные статьи по эффективной работе в Evernote я пришел к концепции уменьшения количества блокнотов. В физическом мире каждый блокнот это условно говоря шкаф. Ведь вам не нужно так уж много разных шкафов для документов? А с помощью меток удалось создать связь между документами, которую раньше я делал с помощью блокнотов.
Сейчас у меня три каталога верхнего уровня:
Personal
Work
Home
Так же на верхнем уровне находится специальный блокнот “- Inbox” в который попадают все новые заметки из браузера (в 2018 я практически перестал этим пользоваться т.к. Web Clipper дает результат хуже, чем мне нужно) из IFTTT, а так же с помощью бота-помощника и которые ждут своей очереди для обработки.
Пока в каждом из каталогов пока остается довольно много блокнотов, но я постепенно уменьшаю их количество и в недостижимой перспективе должны остаться только блокноты Personal, Work и Home, а каталоги вообще исчезнуть.
Не смотря на то, что блокнотов должно быть очень мало, допускается создание блокнотов типа “Путешествие Франция-Германия 2014” чтобы во время поездки работать с ним (очень удобно включить на телефоне и планшете опцию Download Offline), а потом разобрать на части: чеки, билеты, интересные места, путевые заметки что-то станет тегами, что-то пойдет в целевой блокнот. На все-все можно навесить тег “Путешествие Франция-Германия 2014”, чтобы можно было легко найти всею информацию, которая к нему относится. Еще одна причина по которой он создается как блокнот, чтобы можно было работать совместно и шарить его.
Записи
Записи бывают в общем случае четырех типов.
Фото на телефон
Это всевозможные документы, чеки, выписки и т.д. все то что я снимаю на камеру телефона через отдельное замечательное приложение от Evernote – Scannable.
Заметки которые я создаю руками
Эта заметка — отличный пример такой заметки которую я написал сам нажав на “New Note” в Evernote.
Сохраненные страницы из Web
Тут огромную роль играет внешняя интеграция как в виде плагина Evernote в браузере, так и Pocket + IFTTT подробнее про которые см. Как я настроил работу с IFTTT.
Там же в обсуждении рецепта более детально про вещь с которой я пока не разобрался — это почему некоторые такие заметки в Evernote сохраняются вместе с картинками, которые встроены в саму запись, а некоторые картинки остаются ссылками на внешние ресурсы.
Цель таких заметок в отличие от закладок в браузере — это сохранение всей заметки вместе со всем что к ней прилагается вместе с картинками, т.к. сайты имеют свойство менять url или вообще прекращать свое существование.
Автоматические заметки
Начиная с заметок которые создаются при отправке на специальный Evernote-адрес и заканчивая все тем же самым IFTTT и ботом-помощником.
Метки
Выбор спец-символов
Как и в случае в организацией блокнотов очень помогла полезная статья на эту тему см. Майкл Хайятт: Как я систематизировал Evernote — взгляд на мою личную систему из нее я взял:
Идею с тем что у меток должны быть префиксы
Иерархическую организацию меток
Идею что блокнотов должно быть как можно меньше
Символ ^ не очень нравится, т.к. его сложно набрать на iOS и на русском нужно переключаться. Вот список символов на разных раскладках + iOS
!”№;%:?*()_+
!@#$%^&*()_+
$!~&=#[].-_+
Идеально подходит %, но похоже, что он используется Evernote как системный, потому что при его наборе появляются все теги в списке. Поэтому я выбрал символ “+” для конкретной метки и символ “.” чтобы выстраивать иерархию меток.
Примеры моих меток
Сейчас у меня на почти 12 тыс. заметок в Evernote используется 4 сотни меток. Просто для примера:
+annotation — заметка которая объединять другие заметки. Например можно отсканировать 5 документов все они отдельно, но создать еще одну заметку в которой расписать где когда и как были использованы эти документы.
+task-without-ticket — для заметок типа task, project если еще не была создана задача в jira, redmine и т.д.
+task-complete — для заметок типа task, project если задача завершена
+current — для рабочих заметок над которыми сейчас идет работа
+access — в заметке упоминается информация о каких-то доступах и так далее
+wiki — если это для или из wiki
+project-*** — метка под определенный проект. Например project-2015-summer-wtmt
+agenda — повестка недели
+meeting — результат встречи
+public — заметка находится в публичном доступе
+article — заметка которую надо прочитать. Сделать статусы типа прочитано или не прочитано???
+note — кусочек информации, запись относящаяся к чему-то
+report — какой-то подготовленный отчет
+email — если заметка была отправлена по электронной почте или это письмо
+form-template — шаблон какой-то формы
+form-fill — заполненная форма
+contract — договор
.plastic-card — некая пластиковая карточка (видите точку – это значит что сама эта метка не навешивается, а навешиваются дочерние метки)
+history — для истории. Оригинала больше нет.
+speech — речь.
+idea — какая-то идея. Или мысль, обычно не оформленная в виде задачи. В идеале все идеи должны во что-то превращаться. Надо продумать цепочку может стоит сделать тег idea-на-помойку.
+processed — для статей помечаю те из которых все интересное и полезное вытащил
В каждом блокноте я создаю заметку “Что это” и выставляю ей дату в далекое будущее 01 января 3000 года. Внутри описываю правила работы с этим блокнотом: что должно в него попадать, а что не должно. В каких ситуациях какие теги нужно навешивать и т.д.
Специальная метка EverMind отвечает за то чтобы запись автоматически была опубликована в моем блоге более детально см. Как я настроил блог на WordPress.
Муки классификации
Построение отличного классификатора – это очень сложная задача. Нужно суметь так разложить все по полочкам, чтобы потом не путаться самому и чтобы это не было избыточно, но при этом достаточно полно.
Вот есть у вас машина. Начиная с договора купли-продажи и заканчивая всякими прохождениями ТО, страховками и т.д. надо как-то помечать, чтобы потом можно было быстрой найти нужное. Какую метку использовать “+Машина” или “+Авто” так чтобы не путаться и не вспоминать каждый раз какое решение было принято? 🙂 В моем случае еще усугубляется англицизмами и вообще английскими словами.
У каждой заметки есть тип того, что она представляет:
+Receipt – обычный кассовый чек
+Article – какая-то статья
+Документ – какой-то документ из реального мира (паспорт, договор с банком)
+Вещь – фотография какой-то вещи (например чтобы записать куда она убрана: в гараж, на дачу или на балкон)
… и т.д.
Каждый из типов может порождать уточняющие метки, например для “+Вещь” это могут быть:
+Игрушка
+Обувь
+Одежда
… и т.д.
Ну и так далее, очевидно. В этом плане удобно, что в Evernote есть иерархии для меток. Хотя некоторые метки для удобства могут становиться блокнотами. Кажется достаточно логичным создать отдельный блокнот “Вещи” чтобы не смешивать в одном пространстве и сканы паспортов и купленные 10 лет назад и до сих пор отлично выглядящие ботинки Ecco.
С типом мы разобрались, дальше есть кто и кому. Такое название выбрано специально, чтобы быть максимально нейтральным. Начнем с простого “кому” – ну это плюс-минус понятно, что или указание метки с именем конкретного человека или организации (для рабочих заметок).
Чуть сложнее с “кто“, поэтому на примерах:
+Рокетбанк — для выписок, договора с банком и т.д. (но не чеков) для конкретного банка
+Перекресток — для чеков из этого конкретной сети магазинов
+РогаКопыта – для трудового договора, заявлений на отпуска, выписок НДФЛ2 и т.д. и т.п. с текущим работодателем
+Заправка — если мы заправляемся в разных местах и не придаем внимания конкретному бренду (очевидно что у вас вместо +Перекресток может быть +Продуктовый, а вместо +Заправка конкретные +BP, +Лукойл, +Роснефть и т.д.)
… и т.д.
“Кто” и “кому” могут меняться местами т.е. они никак в этой роли не закреплены иерархией или как-то еще.
И наконец-то нечто опциональное с названием “как/каким образом” (контекст). В моем случае он чаще всего является каким-то специальным тегом из разряда +project-xxx или +travel-yyy.
Резюме: для каждой заметки мы отвечаем на вопросы “кто что кому как“.
Пример 1. Чек из магазина:
Кто: +Перекресток
Что: +Receipt
Кому: +Дима (я обычно не использую)
Как: +Тинькофф
Блокнот: Финансы
Пример 2. Бумажное письмо с предложением кредитной карты
Кто: +AmericanExpress
Что: +MailMarketing
Кому: +Дима (я обычно не использую)
Как: … (я обычно не использую)
Блокнот: Personal
Пример 3. Инструкция к “сортеру”
Кто: +Фирма
Что: +Инструкция (я обычно не использую т.к. пойдет в блокнот практически одноименный этой метке)
Кому: +Софья (я обычно не использую)
Как: +Игрушка (тут лучше вопрос не “Как”, а “К чему применимо”)
Блокнот: Документация
Пример 4. Фотография “сортера”
Кто: +Фирма
Что: +Игрушка
Кому: +Софья
Как: …
Блокнот: Игрушки
Важно: на каждый из вопросов не обязательно отвечать одной меткой. Все зависит от подхода, но для себя я выбор сделал в пользу иерархии тегов т.к. это делает классификацию более строгой и не нужно ломать голову – я уже начал отдельно отмечать заправки на +BP или помечаю и их просто как +Заправка.
Чего не хватает Evernote
Что ссылается
Очень не хватает возможности зайти в заметку “Паспорт Заграничный” и увидеть какие заметки на нее ссылаются, а таких заметок будет много т.к. скан паспорта или оригинал приходится много где использовать. Т.е. это будет и заметка “Получение Шенгенской визы” и заметка “Как я открывал счет в банке США”.
Легкая возможность сослаться
В wiki очень удобно набрать специальный символ, чтобы включился встроенный режим поиска документа для вставки в текст. Я пишу заметку про “Получение Шенгенской визы” со списком внутри “Что взять с собой” и хочу не просто написать “Паспорт Заграничный”, а использовать ссылку на соответствующий документ. Сделать сейчас это очень неудобно.
Удобство в использовании иерархии меток
Раз уж такая возможность есть, то я хочу чтобы при поиске по тегу “.plastic-card” находились все документы которые помечены и картой +Рокетбанк и картой +Тинькофф. Сюда же я бы добавил удобство указаний конкретной дочерней метки. Т.е. я начал вбивать “.plastic-card” и там же сразу вижу варианты выбрать конкретную карту.
Про то что раздел просмотра и управления тегами неудобный совершенно – я молчу.
Из того что иерархия меток сейчас это “бантик сверху” следует невозможность использования одинаковой метки в разных контекстах. Если я использую +Рокетбанк чтобы помечать все чеки сделанные этой картой, выписки от банка и все остальное, то не смогу завести такую же метку, но в блокноте “Примеры классного SMM”. Помечать их тегом из иерархии .plastic-card как-то не очень.
Скорость интерфейса
Я могу нажать на иконку Label чтобы появился фильтр для текущего блокнота со списком меток и он будет грузиться больше 5 секунд. Хорошо бы конечно мгновенно показывать. Но что ухудшает ситуацию – если я начну вбивать название метки ДО того как он прогрузит список, то ничего не найдется. Это вот прям вообще “вымораживает”.
Правила
Я хочу иметь правила и способы их соблюдения. Например в блокноте “Финансы” на каждой заметке обязательно должна быть 1 метка из иерархии .plastic-card.
… продолжение следует